Cuestiones legales para asociaciones sin ánimo de lucro

Artículo en la página 68 de la revista Ethical Magazine.

Este mes de mayo de 2013 se ha publicado el primer número de la revista Ethical Magazine donde colaboro con un artículo que intenta disipar dudas a las asociaciones sin ánimo de lucro, fundaciones y federaciones sobre la burocracia para constituirse. Podéis ver mi artículo en la página 68 de la revista o leerlo más abajo.

Somos una asociación sin ánimo de lucro que lo único que ha hecho ha sido inscribirse en la Administración y pedir el CIF en Hacienda. ¿Ya lo tenemos todo?

Para nada. Esta es la consulta más frecuente a la que me enfrento con las asociaciones sin ánimo de lucro. A menudo se considera que realizando los trámites de inscripción (acta fundacional, estatutos…) y solicitando el CIF en la Delegación de Hacienda pertinente, ya se ha creado una asociación de forma legal y puede empezarse a trabajar. Nada más lejos de la realidad.

Es imprescindible que quienes creen o hayan creado ya una entidad sin ánimo de lucro se informen hablando con especialistas en el asunto. Una asociación sin ánimo de lucro no es tan diferente a una empresa y poca gente crearía una empresa sin ayuda profesional (gestores/as, abogados/as, contables, etc.).

Así que debemos ponernos manos a la obra y, tras la debida inscripción en la Administración y tras la obtención del CIF en Hacienda, es imprescindible inscribir los ficheros que sean necesarios en la Agencia Española de Protección de Datos. Para ello no se necesita ser profesional del sector puesto que todo particular tiene acceso a realizar dichas inscripciones mediante este enlace https://www.agpd.es/portalwebAGPD/canalresponsable/inscripcion_ficheros/index-ides-idphp.php, pero sí es recomendable que lo haga alguien con experiencia porque es un asunto importante (las multas por incumplimiento oscilan entre los 600 y los 600.000 euros). Es necesario, a parte de inscribir los ficheros, adecuar todas las comunicaciones con un texto que todos hemos visto en alguna ocasión, mediante el cual se informa de la existencia y titularidad de dichos ficheros y se facilitan datos de contacto donde el usuario pueda ejercer los derechos que la ley le confiere en relación a sus datos y a la seguridad de los mismos. Además, es imprescindible disponer de un documento de seguridad y varios contratos que deben anexarse al mismo, todo ello para cumplir con la legislación vigente en esta materia y, en concreto, con la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.

Por otro lado, debemos asesorarnos en materia fiscal siempre que queramos legalizar una asociación. Debemos estudiar si nos merece la pena solicitar la exención del Impuesto sobre el Valor Añadido en, por ejemplo, las cuotas de los socios. Debemos estudiar si, en nuestro caso, debemos presentar Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (a groso modo, si tenemos trabajadores o si pagamos un alquiler) o Impuesto de Sociedades, si debemos darnos de alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas u otros. Por poner un ejemplo de las consecuencias de cometer errores en este campo, hacer una declaración censal incorrecta puede acarrear una sanción de unos 250 euros.

Además, a diferencia de lo que pueda creerse socialmente, las asociaciones son uniones de humanos y, por ello, suelen existir divergencias que llegan, en ocasiones, a los Tribunales. Esto significa que todo acto de la entidad, desde un evento público pasando por las propias reuniones con los socios, deben ser impecables; correcta redacción de las convocatorias y de las actas, presentación a los/as socios/as de las cuentas al finalizar el ejercicio, contratación del seguro de responsabilidad civil cuando sea necesario, firma de contratos con voluntarios, etc.

No olvidemos que quienes gestionamos asociaciones sin ánimo de lucro tenemos la responsabilidad de asegurar el correcto funcionamiento de las mismas, el adecuado uso del dinero y el patrimonio que éstas tengan y, en casos concretos como las asociaciones de defensa animal u otras que tienen vidas a su cargo, debemos garantizar la seguridad de esos individuos y un error, a veces, se paga muy caro.

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